Als medewerkers niet doen wat u zegt

De meeste bedrijven hebben een hiërarchische organisatie, netjes vastgelegd in een organogram. Zo’n schema geeft duidelijkheid over wie waar werkt en waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Ook geeft het de lijn van leidinggevenden weer en zo impliceert het ook waar de formele macht ligt.
 

Naast deze formele organisatie, ontstaat in veel bedrijven door de jaren heen, een informele organisatie met informele macht. Soms door ervaring (lang dienstverband), soms door niet benutte leiderschapskwaliteiten en soms eenvoudigweg door een grote bek.
 

Als u als directeur of leidinggevende merkt dat uw medewerkers niet (meer) doen wat u van hen vraagt, als er ja wordt gezegd maar het gebeurt toch niet of niet helemaal, dan kan het zijn dat de informele macht groot of groeiende is. Als eenvoudige vragen brutaal worden geweigerd, als men eerst naar anderen kijkt voordat men u antwoord geeft, kan dat een bevestiging zijn van die informele macht.
 

Zo hoorden wij bij de start van een 5S traject de opmerking van een medewerker “ik wil wel opruimen maar ik ga hier op deze afdeling geen lijnen plakken”. Op zich lijkt het normale weerstand tegen een verandering maar het vraagt om aandacht.
 

In sommige situaties groeit de informele organisatie uit tot anarchie en sabotage. Zo hebben wij eens ontdekt dat verkeerde onderdelen bewust in de productielijn werden gebracht en de goede gingen in de la: om te bewijzen dat het niet werkte.
 

Hoe te herkennen?

Meestal ontstaat een informele organisatie uit een bepaalde ontevredenheid bij de werknemers. Die ontevredenheid kan over van alles gaan en terecht zijn of niet terecht. Die ontevredenheid herkent u in geklaag of gezeur. Als een afdeling niet meer goed presteert en de leidinggevende is op zich competent, dan is het de moeite waard om te kijken of er geen sprake is van informele macht.
 

Vaak zijn informele leiders gemakkelijk te herkennen door hun assertiviteit, altijd het antwoord klaar hebben, vaak als eerste het woord voeren, openlijk klagen over zaken die van anderen zijn, etc. Maar soms zijn het de stille krachten die door ervaring of eerdere posities nog steeds “de baas” zijn. Waar tegen wordt opgekeken en wiens mening klakkeloos wordt overgenomen. Deze ‘stillen’ vallen minder op maar kunnen even sterk zijn.
 

Wat kunt u er aan doen?

Het begint bij het herkennen van de informele macht. En daarna het zoeken naar de reden er achter bv. de ontevredenheid, maar het kan ook iets persoonlijks zijn.
 

U kunt het informeel leiderschap bespreken met de informele leiders. Het vergt een kundige communicatie maar het kan het probleem oplossen. Zorg er wel voor dat u de oorzaak achter het gedrag weet te achterhalen.
 

U kunt de informele macht negeren en de leiding strakker en strakker zetten. Soms werkt dit maar het kan ook averechts werken. De informele macht wordt dan sterker en u krijgt het alsmaar moeilijker.
 

Natuurlijk kunt u informele leiders ontslaan. Er is altijd wel een weg te vinden maar eenvoudig is het nooit.
 

Bewust gebruiken

U kunt er ook voor kiezen de informele leiders bewust te gaan gebruiken. Bewust ze betrekken bij veranderingen, ze een (niet) formele leidinggevende rol geven, zodat ze verantwoordelijkheid krijgen die bij hun gedrag past. Duidelijk afspraken maken over gestelde doelen (wanneer wat opgeleverd wordt) is dan erg belangrijk, inclusief de controle daarop en het aanspreken als de doelen niet worden gehaald. Dus de rol die ze informeel hebben, formeel geven, bevestigen en benutten. Door te kiezen voor een tijdelijke rol bv. voor een project, kan worden onderzocht of men hiervoor geschikt is of niet. Geef informele leiders bij voorkeur geen vaste leidinggevende positie, want vaak is de kunde om te klagen en de boel opjutten groter dan de daadkracht in de juiste richting. Soms verliezen informele leiders hun positie zodra die tijdelijk wordt geformaliseerd. Als de informele leiders hun ‘formele’ positie behouden, dan is het in ieder geval goed dat ze anderen meenemen in de juiste richting. Als het goed gaat krijgt u als formeel leidinggevende, de ‘macht’ terug.
 

Sommige informele leiders laten zich niet verleiden tot een meer formele rol. Sommigen zijn ook geheel niet geschikt daarvoor. Dat zijn de lastigste. Overplaatsen naar andere afdelingen, andere rollen geven of eventueel ontslag zijn dan de mogelijke oplossingen. Niet gemakkelijk maar altijd nog beter dan het niet (h)erkennen van de informele macht.
 

De beste oplossing blijft het bewust gebruiken van hun ‘macht’ door hen te betrekken en voor uw kar zien te krijgen.